Guide d'utilisation de la formule Team de PDNob

Comment utiliser la formule Team de PDNob - Guide d'utilisation

La formule Team de PDNob est conçue pour les entreprises et les équipes. Elle permet de gérer de manière centralisée les comptes, les membres et les licences. Les administrateurs peuvent consulter les informations de l'équipe, attribuer des licences et gérer les droits d'utilisation des membres depuis le Centre de gestion d'entreprise, afin de faciliter les flux de travail liés aux documents PDF.

Ce guide présente les différences entre la formule Team et la formule Individuelle de PDNob, explique comment configurer une équipe et détaille la gestion des membres et de leurs droits d'utilisation par les administrateurs.

1. Différences entre les formules Individuelle et Team

Avant de choisir une formule, il est important de comprendre les différences entre les formules Individuelle et Team. La formule Individuelle est conçue pour les utilisateurs individuels qui effectuent des tâches PDF quotidiennes, tandis que la formule Team est destinée aux organisations qui ont besoin d'une gestion centralisée, d'une attribution flexible des licences et d'un contrôle des droits des membres.

1.1 Formule Individuelle

• Pour un usage personnel : la formule Individuelle de PDNob convient à un utilisateur qui effectue des tâches PDF courantes, telles que la lecture, la modification et la conversion de documents, ainsi que l'OCR.
• Limites d'utilisation : un compte individuel est limité à un seul utilisateur. Il ne prend pas en charge la gestion de plusieurs utilisateurs ni l'attribution de licences d'entreprise.
• Limites sur les appareils : un compte individuel peut être connecté sur 2 appareils maximum simultanément, soit jusqu'à 2 appareils Windows, 2 appareils Mac ou 1 appareil Windows et 1 appareil Mac.

1.2 Formule Team

• Centre de gestion d'entreprise : la formule Team de PDNob fournit un Centre de gestion d'entreprise dédié, permettant aux administrateurs de gérer de manière centralisée les demandes de l'entreprise, les commandes, les membres de l'équipe, les licences et les droits d'utilisation associés.
• Gestion flexible des licences : la formule Team permet d'attribuer les licences de manière flexible. Les administrateurs peuvent ajouter, supprimer ou modifier les licences en fonction des changements au sein de l'équipe. Par exemple, lorsqu'un membre quitte l'entreprise ou change de rôle, vous pouvez récupérer sa licence et la réattribuer à un autre utilisateur afin d'optimiser son utilisation.
• Nombre d'utilisateurs : une équipe peut ajouter un nombre illimité de membres au compte d'entreprise, mais le nombre réel d'utilisateurs pouvant utiliser l'abonnement PDNob dépend du nombre de licences achetées. Par exemple, l'achat de 20 licences permet à 20 membres maximum d'accéder au produit.

2. Acheter la formule Team et configurer une équipe

Pour commencer à utiliser la formule Team de PDNob, vous devez acheter une formule et associer les avantages à une adresse e-mail dédiée. Cette section vous explique comment passer commande, confirmer votre adresse e-mail et créer le compte administrateur de l'équipe.

2.1 Acheter la formule Team

• Comment acheter : accédez à la page officielle d'achat de la formule Team de PDNob, sélectionnez la formule souhaitée et saisissez une adresse e-mail valide lors du paiement pour finaliser votre commande.
• Utilisation de l'adresse e-mail : après l'achat, le système envoie un e-mail de confirmation de la formule Team à cette adresse. Celui-ci contient les informations relatives à la commande ainsi qu'un mot de passe de connexion. Veillez à ce que la boîte de réception puisse recevoir correctement les e-mails.
  

2.2 Configurer un compte d'équipe

• Compte administrateur : une fois l'achat effectué, les avantages de la formule Team sont automatiquement associés à l'adresse e-mail utilisée lors du paiement. Ce compte devient alors le compte administrateur de l'équipe d'entreprise.
• Premier achat : si vous n'avez pas encore créé de compte PDNob, le système en crée automatiquement un après l'achat et envoie le mot de passe de connexion à l'adresse e-mail utilisée lors du paiement.
• Mot de passe oublié : si vous disposez déjà d'un compte mais avez oublié votre mot de passe, utilisez le lien fourni dans l'e-mail de confirmation de commande pour réinitialiser votre mot de passe.
  

3. Centre de gestion d'entreprise

3.1 Connexion au compte

• Comment se connecter : accédez au Centre de compte Tenorshare et sélectionnez Connexion professionnelle pour accéder à la page de gestion de l'équipe.
  
• Options de connexion : vous pouvez vous connecter avec votre adresse e-mail et votre mot de passe, ou à l'aide d'un code de vérification envoyé par e-mail.

3.2 Gestion des informations de l'entreprise

• Informations de l'entreprise : sur la page Informations de l'entreprise, les administrateurs peuvent consulter et gérer les informations de base de l'entreprise, notamment les informations du compte d'entreprise et les paramètres de l'administrateur.
• Changer d'administrateur : si l'entreprise doit remplacer l'administrateur, cliquez sur Modifier, effectuez la vérification, puis saisissez l'adresse e-mail du nouvel administrateur pour mettre à jour le compte administrateur.
  

3.3 Consulter les commandes

• Gestion des commandes : cliquez sur Commandes de l'entreprise pour consulter l'historique des achats de la formule Team, notamment les informations sur les commandes et les licences achetées.
  

4. Gestion des membres

4.1 Ajouter des membres sous licence

• Comment ajouter un membre : ouvrez la fonction Ajouter un membre, saisissez l'adresse e-mail du membre, puis ajoutez-le au compte d'entreprise.
  
• Statut du compte : utilisez la couleur du texte pour vérifier le statut du compte.

  Compte orange : l'utilisateur n'a pas encore rejoint l'équipe actuelle et doit configurer son compte (l'administrateur doit d'abord définir un mot de passe par défaut) ;

  Compte bleu : l'utilisateur a déjà rejoint l'équipe actuelle.

  
• À propos du mot de passe par défaut : le mot de passe par défaut s'applique uniquement aux comptes orange qui n'ont pas encore rejoint l'équipe actuelle. Lorsque l'administrateur ajoute ces comptes, il doit d'abord définir le mot de passe par défaut. Les membres pourront ensuite se connecter à PDNob avec leur adresse e-mail et ce mot de passe. Les comptes bleus ayant déjà rejoint l'équipe ne sont pas concernés par le mot de passe par défaut.
  
• Attribution des droits : rejoindre l'équipe ne donne pas automatiquement accès au produit. L'administrateur doit également attribuer les licences appropriées dans la formule Team pour permettre aux membres d'utiliser les fonctionnalités de la version Team de PDNob.

4.2 Ajouter des membres en lot

Importation en lot : lorsqu'une entreprise doit ajouter un grand nombre de membres simultanément, la fonction d'importation en lot permet de créer rapidement plusieurs comptes d'équipe.

Étapes à suivre :

• Cliquez sur Télécharger le modèle, saisissez les adresses e-mail des membres dans le modèle, puis enregistrez le fichier.
  
• Cliquez sur le bouton Téléverser le fichier pour importer le modèle complété avec les adresses e-mail des membres.
  
• Une fois l'importation terminée, le système affiche la liste des nouveaux membres ajoutés. Si un compte n'a pas encore rejoint l'équipe, définissez d'abord son mot de passe pour finaliser son intégration.

4.3 Remplacer des membres sous licence

• Retirer une licence : si vous devez remplacer un utilisateur de l'équipe ou empêcher un membre d'utiliser le produit, cliquez sur Supprimer le siège à côté du membre sous licence pour récupérer la licence.
• Réattribution : une fois la licence retirée, réattribuez-la à un nouveau membre de l'équipe.
  

4.4 Supprimer des membres de l'équipe

• Comment supprimer un membre : si vous souhaitez supprimer complètement un membre de l'équipe de l'entreprise, accédez à la page Membres, recherchez le membre concerné, puis cliquez sur Supprimer de l'entreprise et confirmez pour dissocier le compte de l'équipe d'entreprise.
  

5. Gestion des droits de l'entreprise

5.1 Consulter les droits de l'entreprise

Vue d'ensemble des droits : accédez à la page Team Plan pour consulter toutes les informations relatives aux droits PDNob associés au compte d'entreprise actuel.

Étapes à suivre :

• Accédez au panneau Team Plan.
• Sélectionnez PDNob et cliquez sur Details pour consulter les informations détaillées sur les licences.
  

5.2 Attribuer des droits aux membres

• Attribution des droits : sur la page de gestion des licences, les administrateurs peuvent vérifier l'état actuel d'utilisation des licences et attribuer des licences PDNob à des membres spécifiques.
• Ajouter un nouvel utilisateur sous licence : cliquez sur Add Account, sélectionnez le compte du membre auquel vous souhaitez attribuer les droits, puis l'autorisation sera activée.
• Gestion de l'IA et du stockage cloud : activez ou désactivez l'accès de chaque membre aux fonctionnalités d'IA et au stockage cloud selon les besoins de l'entreprise.
• Confidentialité des données : le stockage cloud utilisé par un membre appartient à son compte personnel et les administrateurs ne peuvent pas consulter les fichiers stockés dans le stockage cloud d'un autre membre. Les droits d'utilisation de l'IA sont gérés selon les paramètres définis par l'administrateur.
  

5. Gestion des droits de l'entreprise

5.1 Consulter les droits de l'entreprise

Présentation des droits : Accédez à la page Team Plan pour consulter toutes les informations relatives aux droits PDNob associés au compte de l'entreprise.

Étapes à suivre :

• Accédez à l'espace Team Plan.
• Sélectionnez PDNob et cliquez sur Details pour consulter les informations détaillées sur les licences.
  

5.2 Attribuer des droits aux membres

• Attribution des droits : Sur la page de gestion des licences, les administrateurs peuvent consulter l'état actuel des licences et attribuer des licences PDNob à des membres spécifiques.
• Ajouter un utilisateur sous licence : Cliquez sur Add Account, puis sélectionnez le compte du membre auquel vous souhaitez attribuer les droits. L'autorisation est alors activée.
• Gestion de l'IA et du stockage cloud : Activez ou désactivez l'accès de chaque membre aux fonctionnalités d'IA et au stockage cloud selon les besoins de l'entreprise.
• Protection des données : Le stockage cloud utilisé par un membre est associé à son compte personnel. Les administrateurs ne peuvent pas consulter les fichiers enregistrés dans l'espace cloud d'un autre membre. Les droits d'utilisation de l'IA sont gérés selon les paramètres définis par l'administrateur.

6. Intégration des membres et utilisation de PDNob

6.1 Comment les membres rejoignent l'équipe

• Mode d'intégration : Avec la formule Team de PDNob, les comptes des membres sont actuellement ajoutés directement par l'administrateur. Les membres n'ont pas besoin d'accepter d'invitation supplémentaire.
• Processus d'utilisation : Une fois que l'administrateur a ajouté le membre et attribué une licence, les informations du compte sont communiquées au membre. Celui-ci peut alors se connecter au produit pour utiliser les avantages de la formule Team.

6.2 Se connecter à PDNob

Comment se connecter : Après avoir téléchargé et installé PDNob, le membre de l'équipe peut ouvrir le logiciel et sélectionner Team Login pour utiliser les avantages qui lui ont été attribués.

Étapes à suivre

• Ouvrez PDNob, cliquez sur Login dans l'application PDNob, puis sélectionnez Team Login.
  
• Saisissez l'adresse e-mail et le mot de passe du compte pour vous connecter.
  

6.3 Utiliser PDNob

• Espace administrateur : Consultez vos propres connexions sur les appareils, votre espace de stockage cloud et votre utilisation des crédits IA. Cliquez sur Manage Teams pour accéder à l'interface de gestion de l'équipe et administrer les membres et les licences.
  
• Espace membre standard : Consultez vos propres connexions sur les appareils, votre espace de stockage cloud et votre utilisation des crédits IA. Vous ne pouvez pas consulter les informations des autres membres ni gérer l'équipe.